仕事が終わらない人のための書類整理ボックスを用いた納期管理方法!

仕事が終わらない人のための書類整理ボックスを用いた納期管理方法!
2020年1月9日

公開日2020/1/9 更新日2020/3/2

・はじめに

こんにちは、soublogを運営している颯 Souです。

・働き方改革の一環で、仕事はたくさんあるのに残業できなくなってきた
・たくさん書類が溜まっており、どこから手を付けていいかわからなく、仕事に追われている感じがする

こんな悩みを持つ人は、このブログを読む価値があります。

書類整理ボックスというのをご存じでしょうか。

書類整理ボックスはよく目にするし、よく使われてるけど、使い方や効果がよくわからないという方におすすめの方法があります。

それは、書類整理ボックスに入れる書類を、仕事の分類別に並べているのではなくて、納期で仕訳をする方法です。

納期で仕分けると、仕事をする優先順位が一目瞭然です。

あなたの、山積みの書類が、今日やる分なのはこれだけとやる量が明確になります。

そう考えると、たくさん仕事があるからと残業していたものが、今日はこれだけでいいなら帰れるなと判断が可能となります。

目次は次の通りとなっています。

  • 仕事が終わらない
  • 書類整理ボックスを使った納期管理

それでは、解説します。

・仕事が終わらない

残業しても仕事が終わらない原因として、

・仕事の納期が明確でないので、優先順位がわからない
・仕事の量が多いので、とりあえず残業する

が挙げられます。

仕事の納期が明確でないと、この仕事をいつまでに終わらせる必要があるのか分かりません。

納期が明確でないと、3日後でも十分間に合うのに、今日やらないといけないと遅くまで残業することになります。

また、例えば明日までする必要がある仕事よりも、一週間後までにする仕事を優先してやったあげく、今日残業することになったというのもよくあることです。

要は、優先順位が明確でないと、仕事が終わらないと嘆くことになります。

・書類整理ボックスを使った納期管理

書類整理ボックスを3つ用意してください。

色で識別できるのが良いと思います。

ここでは、赤と黄色と緑の書類ボックスを準備します。

たくさんの人は書類ボックスを活用する際に仕事の分類別に保管しています。

それを、納期別に保管します。

赤色のボックス「最優先」
黄色ボックス「納期が一週間後」
緑色のボックス「納期が一月後」

信号の色と同じでイメージしやすいかと思います。

赤色は危険の色で、急ぐ必要があります。

黄色はまだ余裕がありますが、計画的に仕事をする必要があります。

青は、安全の色で、急ぐ必要がありません。

このように、様々な書類が、仕事の分類別ではなくて納期別に保管されることで、何を優先的にしなければならないか一目瞭然で分かります。

・まとめ

働き方改革で、残業ができなくなっている今、今一度、書類の管理方法を見直して、書類整理ボックスを使って保管してみてください。

参考になれば幸いです。

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