仕事が遅くなって暗くなった様子。

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仕事が終わらない!?嘘のように早く帰れる納期管理法!

2020年1月9日

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  • 京大院卒業後、就職
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仕事が終わらないと辛い思いをしていませんか?

そういうときってストレスが半端ないですよね。

不安な気持ちも分かります。

いっそのこと辞めてしまったほうが楽になるかもしれないなんて考えますよね。

働き方改革の一環で仕事はたくさんあるのに残業できないなんて人もいるかもしれません。

また、最近はコロナで十分に仕事をこなせない方だっていると思います。

私は、サラリーマンを10年ほどしていました。

10年もあれば、忙しい時はたくさんありました。

なので、仕事が終わらないで泣きそうな気持ちわかります。

仕事には2つの指標があります。

それは、難易度です。

問題なのは時間のかかる難しい仕事や、一人じゃ裁けない量の仕事を受け持ってしまった場合ですね。

そんなときは、一人で抱え込まないのが基本です。

助けを強く求めましょう。

また私はサラリーマンで仕事をしていたころ、ある方法をつかって毎回定時に帰ることができていました。

それは、納期優先順位をしっかり管理したんですね。

書類整理ボックスというのをご存じでしょうか。

書類整理ボックスはよく目にするし、よく使われてるけど、使い方や効果がよくわからないという方におすすめの方法があります。

それは、書類整理ボックスに入れる書類を用いて、仕事の分類別に収納するのではなくて、納期で仕訳をするのがおすすめです。

納期で仕分けると、仕事をする優先順位が一目瞭然です。

あなたの書類は山積みだったとしても、「今日やる分なのはこれだけ!」とやる量が明確になります。

そう考えると、たくさん仕事があるからと残業していたものが、今日はこれだけでいいなら帰れるなと判断が可能となります。

これを実践するだけで、あなたは毎日定時で帰れるようになります

目次は次の通りとなっています。

・仕事が終わらない

・難易度と量という2つの指標

仕事には2つの指標がありまして、それが難易度と量です。

仕事の2つの指標は難易度とボリュームである。縦軸に難易度、横軸にボリュームをとり、2つの指標から分かることを解説している図。

難易度が高くて量が多ければ、一人で抱え込まないのが大事
・難易度が低くて量が多ければ、まとめて集中的にこなしましょう
・難易度が高くて量が少なければ、時間をかけて計画的にやりましょう
・何度が低くて量が少なければ、隙間時間を使いましょう

仕事が終わらないで嘆いている場合って、多くの場合、難易度が高くて量が多い状態なんですね。

この場合は、一人で悩まずに周りの助けを積極的に求めなければなりません

・納期管理

残業しても仕事が終わらない原因として、

・仕事の納期が明確でないので、優先順位がわからない
・仕事の量が多いので、とりあえず残業する

が挙げられます。

仕事の納期が明確でないと、この仕事をいつまでに終わらせる必要があるのか分かりません。

納期が明確でないと、3日後でも十分間に合うのに、今日やらないといけないと遅くまで残業することになります。

また、例えば明日までする必要がある仕事よりも、一週間後までにする仕事を優先してやったあげく、今日残業することになったというのもよくあることです。

要は、優先順位が明確でないと、仕事が終わらないと嘆くことになります。

・書類整理ボックスを使った納期管理

ビジネスパーソンが探し物に費やす時間はどれくらいだと思いますか?

大塚商会の調査によると、年に150時間にもなるそうです。

デスク周りを整理して、普段から探しやすい環境を整えているだけで、探す時間のカットが図れます。

そのうえで、書類整理ボックスを使うというのはいい手なのですね。

書類整理ボックスを3つ用意してください。

色で識別できるのが良いと思います。

ここでは、赤と黄色と緑の書類ボックスを準備します。

たくさんの人は書類ボックスを活用する際に仕事の分類別に保管しています。

それを、納期別に保管します。

赤色のボックス「最優先」
黄色のボックス「納期が一週間後」
緑色のボックス「納期が一か月後」

信号の色と同じでイメージしやすいかと思います。

赤色は危険の色で、急ぐ必要があります。

黄色はまだ余裕がありますが、計画的に仕事をする必要があります。

は、安全の色で、急ぐ必要がありません。

このように、様々な書類が、仕事の分類別ではなくて納期別に保管されることで、何を優先的にしなければならないか一目瞭然で分かります。

コツがあります。

それは、やらなくてもいい仕事はやらないことです。

やらなくてもいい仕事をやって、それでいっぱいいっぱいになっていることもあるのです。

この納期別に書類が保管されることで、必要な仕事だけをアウトプットできるようになります。

・まとめ

仕事には2つの指標があります。

それは、難易度と量です。

・難易度が高くて量が多ければ、一人で抱え込まないのが大事
・難易度が低くて量が多ければ、まとめて集中的にこなしましょう
・難易度が高くて量が少なければ、時間をかけて計画的にやりましょう
・何度が低くて量が少なければ、隙間時間を使いましょう

仕事が終わらないと嘆く方は、難易度が高くて量が多い仕事に直面しているケースが多いです。

その場合は、一人で抱え込まないで周りに助けを求める必要があります。

納期管理も工夫が必要です。

今一度、書類の管理方法を見直して、書類整理ボックスを使って保管してみてください。

そうすると、あなたは毎日定時で帰れるようになります。

いつも、残業する必要がなくなって、早く帰ることができればあなたは何をしますか?

自分の時間に回せますよね。

これで幸福度もあがります。

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